木联能软件公司
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木联能外事管理系统


    近年来,随着我国国力的不断增强,与世界各国之间的交往越来越频繁,国内各集团企业、机构和政府部门等都设立了专门的外事管理机构,来处理和对接外事业务。外事管理工作的特点是团组量大,参与单位多且分散,外事管理和服务情况复杂,集团企业外事工作一般由总部集中管理,外事人员编制一般偏少,工作繁多,责任重大。

    为了更好的服务集团企业外事管理,规范办事流程,提高工作效率,保证出国境途径通畅,支撑集团企业“走出去”等要求,北京木联能软件股份有限公司(简称“木联能”)自2006年开始研发外事管理系统,经过多个集团企业的应用和多次完善升级,目前已成为国内较为先进和成熟的外事管理信息化解决方案。在项目实际应用中,国资委外事局进行调研后给与高度认可和评价,外交部《外事管理》刊物也曾报道和点赞。


1. 系统简介

      系统遵循外交部对外事管理信息化的相关要求,满足集团企业对外经营规模快速增长和对外交流日趋频繁的外事工作需要,实现了外事管理的标准化、程序化和信息化,可快速提升集团企业外事管理水平和办事效率。系统主要功能模块包括:出国(境)管理、邀请外国人来华管理、证照管理、证照上报、票务管理、备案管理、签证管理、查询统计、信息管理、系统设置等。

2. 核心价值

      建立了集团企业外事管理工作体系,规范集团总部及分子公司外事管理工作。
      采用统一的标准化审批流程,实现了对出国(境)事务和邀请外国人来华事务的全过程管理,签证模块丰富、支持多语种,提高业务办理效率。
      可集成生物信息采集一体机、证照阅读器、电子证照管理柜、文件领取柜等设备,实现对人员基本信息、指纹密文信息、手写签名信息的采集上报和自动入库,证照的快速登记、催缴上报、证照遗失上报、证照自助存取、证照过期预警等智能管理。
      无缝对接外交部已启用的护签上报、邀请函管理、自办单位因公电子护照管理等业务系统,实现向外交部进行人员因公出国(境)信息的报批、邀请外国人员来华邀请函的上报、护照的收缴管理以及护照领用归还注销信息的实时上报。
      结合实际业务需求开发了票务模块,可按照出行目的地对往返国际机票进行快速预订,方便查询和告知相关人员。
      实现了将出国(境)人员信息在人力资源管理部门自动备案,同时可对因公临时出国(境)事项进行事中事后监管。


3. 系统结构

系统结构示意图

4. 系统特点

      功能丰富,满足集团企业外事管理总体需要。
      扩展性强,可根据集团企业需求定制开发。
      操作简单,经培训可快速应用。
      内置工作流引擎,可灵活定义审批流程。
      接口规范,可与企业门户、4A、移动平台、OA、企业微信、邮件系统、短信平台等异构系统进行集成,实现协同办公。

5. 主要功能

      1)外事门户。是外事管理系统的首页,集中展现待办提示、因公签证手册、外事动态、最新公告、护签公告、外事培训、常见问题等信息,也是各模块导航入口。


门户首页

      (2)出国(境)管理。外事管理人员根据权限可以完成对出国(境)团组的新建、审核和批复,根据填报信息可自动生成出国(境)任务请示件、任务批件、任务通知书、征求意见函、征求意见函复函、任务确认件、照会、派遣函,在审批通过后可实现团组信息一键上报且在外交部颁发护照后可实现护照信息的自动入库。


出国(境)任务请示件


护签上报及信息下载


出国(境)团组审批流程

      (3)邀请外国人来华。外事管理人员根据权限可以完成对邀请外国人来华申请的新建、审核和批复,根据填报信息可自动生成邀请外国人来华任务请示件和邀请函,在审批通过后可实现团组信息一键上报,自动接收外交部邀请函系统生成的邀请函,并完成后续的签字盖章上报。


邀请外国人来华任务请示件

邀请外国人来华邀请函


邀请函上报

      (4)证照管理。证照管理模块包括人员信息管理、证照信息管理、证照柜存取、证照预警设置、证照信息预警功能,可通过系统对证照进行各类操作,包括领用、归还、注销、遗失、查询领用归还情况、查询证照在库状态等,可通过证照信息管理完成同电子证照管理柜的交互操作,通过系统可下达管理员存取证、自助存取证、应急取证等操作,且所有在证照柜的所有操作,包括自助存取操作人身份证号、手机号、存取具体时间等均有详细记录。


证照登记


证照预警设置

证照柜存取

证照领用归还记录


证照管理柜

      (5)证照信息上报。根据外交部因公电子护照管理功能要求,研发证照催缴上报功能,用于集团外事部门将证照催缴管理情况(包括领用、归还、注销、遗失)上报至外交部。


证照上报信息统计

      (6)票务管理。实现国际机票订购申请,由国际机票专办向代理公司询票,经申请人确认、专办审核后,提交给外事审核和申请人所在部门领导审批,待机票申请和出国(境)任务审批都通过后,由专办办理出票手续。


国际机票预订审批单

      (7)备案管理。根据人力资源部门管理需要,对出国(境)人员信息进行备案管理,便于掌握集团出国(境)人员的情况,并可将相关信息进行导出或打印。


出国人员备案表

      (8)签证管理。将个人信息自动导入,通过在线填写签证信息,外事管理人员在接收报批件后,可进行签证表在线填写,根据国家使馆不同生成不同的签证表。


签证信息登记


外文签证模板

6. 典型案例

      (1)中国电力建设集团有限公司

      

      (2)中国水电工程顾问集团公司

      

      (3)中国储备粮管理集团有限公司

       

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